Ministerie van Financiën -

“100% grip op onderhoud, reparatie en vervanging van ons kantoormeubilair.”

Ministerie van Financiën

Aanleiding:

  • Vele wijzigingen op het gebied van meubilair – in hun geval meer dan 15.000 stuks – zorgen voor weinig grip voor de afdeling facilitair management;
  • Geen inzicht waar welk meubilair staat en in welke conditie een bureaustoel bijvoorbeeld is;
  • Geen inzicht in de financiële situatie van de activa;
  • Ze wilden koppelen met onderhoudsprogramma.

 

Aanpak:

  • Na inventarisatie zijn alle stuks meubilair voorzien van unieke RFID smart labels en gekoppeld aan de ruimten;
  • Werkruimtes met gelabeld meubilair krijgen barcode voor koppeling tussen meubilair en ruimte;
  • Alle data eenmalig geregistreerd in de software, daarna alles met een handscanner te beheren;
  • Alle handelingen te borgen met één knop: bijv. stoel in reparatie melden en na reparatie weer toevoegen, bureau opsporen en naar andere ruimte verplaatsen.

Resultaat:

  • Altijd actueel inzicht in locatie, aantallen en de staat van hun meubilair;
  • Mutaties in een handomdraai verwerkt;
  • Tijdbesparing: alleen de inventarisatie al levert 90% tijdswinst op;
  • Stijging interne tevredenheid: men kan servicegerichter werken voor interne klant;
  • Kostenbesparing door efficiënter omgaan met meubilair: optimale inzet door inzicht;
  • Pro-actief beleid mogelijk door simpele koppeling met financiële administratie.

 

Andere klantcases in deze branche