“100% grip op onderhoud, reparatie en vervanging van ons kantoormeubilair.”
Ministerie van Financiën
Aanleiding:
- Vele wijzigingen op het gebied van meubilair – in hun geval meer dan 15.000 stuks – zorgen voor weinig grip voor de afdeling facilitair management;
- Geen inzicht waar welk meubilair staat en in welke conditie een bureaustoel bijvoorbeeld is;
- Geen inzicht in de financiële situatie van de activa;
- Ze wilden koppelen met onderhoudsprogramma.
Aanpak:
- Na inventarisatie zijn alle stuks meubilair voorzien van unieke RFID smart labels en gekoppeld aan de ruimten;
- Werkruimtes met gelabeld meubilair krijgen barcode voor koppeling tussen meubilair en ruimte;
- Alle data eenmalig geregistreerd in de software, daarna alles met een handscanner te beheren;
- Alle handelingen te borgen met één knop: bijv. stoel in reparatie melden en na reparatie weer toevoegen, bureau opsporen en naar andere ruimte verplaatsen.
Resultaat:
- Altijd actueel inzicht in locatie, aantallen en de staat van hun meubilair;
- Mutaties in een handomdraai verwerkt;
- Tijdbesparing: alleen de inventarisatie al levert 90% tijdswinst op;
- Stijging interne tevredenheid: men kan servicegerichter werken voor interne klant;
- Kostenbesparing door efficiënter omgaan met meubilair: optimale inzet door inzicht;
- Pro-actief beleid mogelijk door simpele koppeling met financiële administratie.